社労士向けの業務システムとは？導入メリット・選び方・おすすめを解説

社労士や企業の労務担当者が扱う業務は、給与計算・社会保険の手続き・勤怠管理など多岐にわたります。正確さとスピードの両立が求められる一方で、法改正対応や煩雑な書類作成に時間を取られがちです。
こうした課題を解決する手段として注目されているのが「社労士向け業務システム」です。この記事では、その種類・導入メリット・選び方・おすすめ製品をわかりやすく解説します。

社労士向けの業務システムとは？

社労士向けの業務システムは、社会保険労務士や企業の労務担当者が日常的に行う業務を効率化するためのソフトウェアで、一般的には「社労士ソフト」とも呼ばれています。社労士向け業務システムで勤怠管理・給与計算・雇用保険や社会保険の手続き・規程管理などを自動化することで、ヒューマンエラーの防止や業務の平準化につながります。

>> 業務システム改善の考え方とアプローチ【資料・無料配布】

社労士向けの業務システムの種類

社労士向け業務システムには対応する業務領域ごとにさまざまな種類があり、導入目的や用途に応じて適切な種類を選ぶ必要があります。

労務管理全般に関するシステム

労務管理全般に関するシステムは、従業員の基本情報・勤怠情報・社会保険および厚生年金の電子申請などを一括管理できるシステムです。従業員1人ひとりの個人データを登録し、各手続きの際にマスタ情報を紐づける形で連携できます。労務管理業務全般に使用できるため、まずはこのタイプを導入すると便利です。

給与計算に特化したシステム

給与計算に特化したシステムは、毎月の給与や賞与の計算や明細の作成、年末調整の入力などを自動化できるシステムです。社会保険料や所得税をはじめとした天引き費用の自動計算によってヒューマンエラーを防止できるほか、明細や賃金台帳のデータベース化も図れます。

規程管理システム

規程管理システムは、就業規則や各種労務規程を管理するシステムです。各規程の改定履歴を自動で記録したり行政への申請を電子化したりする機能があり、紙ベースよりも効率的に管理できます。社労士・弁護士と企業での文書の共有がしやすいのもメリットです。

社内向けのグループウェアシステム

社労士事務所や労務部の業務全体を円滑にするために、グループウェア型のシステムを導入するケースも増えています。タスク・スケジュールの管理やファイル共有、ワークフローなどを一体化し、従業員間での連携を強化するのに効果的です。クラウド型であれば訪問先や自宅からもアクセスでき、テレワークや移動の多いワークスタイルでも柔軟に利用できます。

社労士向けの業務システムを導入するメリット

社労士向けの業務システムを導入することで、日常的な事務作業を効率化できるだけでなく、業務の標準化・法改正対応・人材不足解消といった経営課題の改善にもつながります。以下に、導入による主要なメリットを整理します。

業務の効率化や自動化につながる

社労士向け業務システムを導入することで、労務関連の煩雑な業務の効率化や自動化を図れます。システムによってデータ入力・帳票作成・電子申請までの一連のフローを自動化できるほか、手作業で起こりやすい計算ミスや転記ミスも防止できます。また、事務作業を自動化することで、本来注力すべきコア業務にリソースを集中させることが可能です。

業務の属人化を防止できる

社労士事務所スタッフや労務担当者が複数人で業務を行っている場合、担当者ごとに処理の仕方が異なるケースが発生しやすくなります。また、中小企業やスタートアップ企業では、労務担当者がワンオペで業務を担当することで、業務の属人化が起こりやすくなります。社労士向け業務システムを導入することで、労務業務の処理方法を社内で統一でき、業務の平準化につながります。

専門知識がなくても作業できる

労務業務では基本的な法律知識や労務に関する専門知識が求められますが、社労士向け業務システムを導入すれば、専門知識が少ない従業員でも業務を遂行しやすくなります。法改正や申請方式の改定にも自動で対応するため、常に最新の制度に基づいて処理を行えます。

社内外でデータを共有しやすい

クラウド型のシステムを導入すれば、社内・事務所内の従業員だけでなく、顧問先ともリアルタイムで情報を共有できます。これまでメールや郵送でやり取りしていたデータをスムーズに連携でき、業務の効率化やペーパーレス化につながります。

法改正に対応しやすい

社会保険や労働基準法など、労務に関する法律・法令は頻繁に改正されます。社労士向け業務システムを導入していれば、法改正の内容を自動でシステム内に反映でき、担当者が手動で対応する手間を省けます。法改正へのスムーズな対応は、企業のコンプライアンス対策に有効です。

社労士向けの業務システムの選び方

社労士向け業務システムを選ぶ際は、機能面だけでなく運用体制やサポート品質も重要な判断在庁です。下記のパートを参考に、導入目的と自社の運用スタイルに合った製品を選定しましょう。

改善したい課題や必要な機能から選ぶ

システムを導入する前に、自社や事務所が抱える労務業務の課題を洗い出し、必要な機能を明確化することが大切です。たとえば、勤怠管理や申請業務の煩雑さを解消したい場合は労務管理全般に関するシステム、給与計算を自動化したい場合は給与計算システムなど、自社にフィットするシステムを選定しましょう。また、自社の業務規模に適した機能が備わっているかどうかも重要なポイントです。

クラウド型とオンプレミス型から選ぶ

業務システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型はインターネットに接続して利用する方式で、社用のパソコンにシステムを取り込んだり手動でアップデートを行ったりする手間を省けます。一方、オンプレミス型は自社のサーバー上で運用する方式で、システムのカスタマイズ性やセキュリティの自由度が高いのが特徴です。企業・事務所の運用方針や操作環境に合わせて、適切な方式を選択しましょう。

他社や他事務所の導入実績から選ぶ

社労士向け業務システム選びの際には、同業他社やほかの社労士事務所での導入実績も参考になります。数多くの企業や事務所での導入実績を持つ製品は、労務業務特有のニーズに応えていることが多く、高い操作性やスムーズな運用が期待できます。また、実際のユーザー評価や事例の紹介を確認し、自社の業務スタイルに合うかどうかを見極めることが大切です。

導入費用から選ぶ

社労士向け業務システムの導入費用は、初期費用・月額利用料・追加サービス費用などによって構成されます。開業間もない事務所や中小規模の企業では、月額制のクラウドサービスを選ぶことでコスト負担を抑えられます。無料のトライアル期間を設けている製品もあるので、実際に試してから本格的な導入を検討しましょう。

サポート体制やセキュリティ体制の充実具合から選ぶ

労務業務や社労士業務では従業員のマイナンバーや給与情報などの機密データを取り扱うため、システムのセキュリティ体制にも注目する必要があります。データの暗号化やアクセス権限の設定、定期的なバックアップ体制などが整っているかを必ず確認しましょう。また、ヘルプデスクの対応時間やトラブル発生時のサポート体制の充実度も重要な比較ポイントです。

>> 業務システム導入・構築に関するお問い合わせはこちら｜Sun Asterisk

おすすめの社労士向けの業務システム

ここからは、数多くの企業や社労士事務所で導入実績のある社労士向け業務システムを紹介します。

オフィスステーション Pro

「オフィスステーション Pro」は、社会保険・労働保険の手続きをはじめとした電子申請を効率化できるクラウド型システムです。電子申請の自動作成・マイナンバー管理・入社手続きなどの機能が備わっています。

社労夢

「社労夢」は、全国の社労士事務所や企業で利用されているクラウド型の社労士業務システムです。各種手続きの電子申請・労災給付・給与計算などの機能を搭載しており、企業規模に合わせてプランを選択できます。

KiteRa Pro

「KiteRa Pro」は、就業規則や労務規程をはじめとした規程の作成・改定に特化した社労士向け業務システムです。200種類の規程テンプレートが用意されており、設問に回答するだけで規程を自動作成できます。

人事労務freee

「人事労務freee」は、勤怠管理・給与計算・年末調整・マイナンバー管理などの労務管理業務を幅広く取り扱っているシステムです。会計ソフトや申告ソフトなどのほかのfreeeシリーズと連携して利用できます。

ジョブカン給与計算

「ジョブカン給与計算」は、勤怠情報をシステムに取り込むだけで給与明細を自動で作成できるサービスです。ジョブカン勤怠管理との併用によって、業務のさらなる効率化を図れます。

マネーフォワード クラウド給与

「マネーフォワード クラウド給与」は、給与計算・給与明細の作成・金融機関への振込予約までをワンストップで行える給与計算に特化した業務システムです。他社の勤怠ソフトや労務ソフトとの互換性が高いのが特徴です。

>> Sun Asteriskの資料をダウンロードする【PDF・無料】

社労士向け業務システムを導入する際のポイント

社労士向けの業務システムをスムーズに導入するためには、導入前のリサーチや準備が必要不可欠です。

ほかのツールやソフトと連携できるか確認する

新たに導入したい社労士向け業務システムのほかに現在利用しているほかのツールやソフトがある場合、社労士向け業務システムと既存ツールとの互換性や連携の可否を事前に確認しておきましょう。既存ツールとの連携ができると、入力作業の重複を防げるため、業務のさらなる効率化につながります。

業務フローやマニュアルを導入前に整備する

社労士向け業務システムを導入する際は、実際に作業を行う現場の従業員が混乱しないよう、あらかじめ業務フローやマニュアルを整備しておく必要があります。導入前に既存の業務フローを可視化し、どの作業を自動化するのか、誰がどの工程を担当するのかを明確にすることが大切です。

一部の業務から段階的に導入する

社労士向け業務システムを全ての労務業務に一度に導入すると、慣れない運用方法によって現場に混乱が生じる可能性があります。システムの導入を成功させるためには、給与計算や勤怠管理などの一部の業務から段階的に導入するのが効果的です。導入後の初期段階で運用上の課題や業務フローの改善点を洗い出すことで、スピーディに対応できます。

まとめ

社労士向けの業務システムは、企業や社労士事務所における労務管理業務の効率化に効果的です。システムを導入することで、労務担当者の作業負担を軽減するだけでなく、頻繁に行われる法改正にもスムーズに対応できます。

株式会社Sun Asteriskでは、業務システムの改善やサポートを行っています。既存の業務システムに課題を感じている企業担当者や、新たな業務システムの導入を検討している企業担当者は、以下のガイドをぜひチェックしてください。

>> システム改善の考え方とアプローチ（PDF・無料配布）

【無料配布】システム改善ガイド

業務システムの課題を見える化し、改善につなげるためのヒントをまとめた資料です。業務システム刷新検討中の方におすすめ。

詳しく見る

「どんな構成で書けばいいのかわからない…」という方へ。すぐに使えるシステム要件仕様書テンプレート（無料）を用意しました。