システム統合とは、企業や組織が保有している複数のシステムを1つにまとめることです。システム統合には大きなメリットがある反面、デメリットも存在します。この記事では、システムを統合する目的やメリット・デメリットなどについて詳しく解説します。多くの企業がシステム統合をコンサルタントに依頼する理由も解説するため、ぜひ参考にしてください。
目次
システムの統合とは
システム統合とは、企業が運用して管理しているいくつものシステムを1つのシステムとしてまとめることです。多くの企業が業務の自動化や効率化を目的としてシステムを導入しています。代表的なシステムの例をあげると、以下のとおりです。
・財務会計システム
・人事給与システム
・勤怠管理システム
・生産管理システム
・販売管理システム
・在庫管理システム
すでに触れたとおり、各業務に使用するこれら複数のシステムをまとめる方法をシステム統合とよびます。英語の「Enterprise Resource Planning」の頭文字をとり、ERPと表現される場合もあります。システムを統合すると各システムの情報をスムーズに連携できるようになり、さらなる有効活用が可能です。
システムを統合する目的
システム統合の目的は、企業によってもさまざまです。ここでは、システム統合を実施する具体的な目的について解説します。
M&A後の組織の再構築のため
M&Aや合併により複数の企業を1つの企業にまとめた場合、統合された各社は異なるシステムを使用しているパターンが多くあります。新しい組織を再構築するうえでは、システムの統合も不可欠です。システム統合により各社が保有するデータを一元管理すると、業務効率の向上を期待できるでしょう。また、M&Aや合併に伴い、まったく新しいシステムに各社のデータを集約するケースもあります。
システムだけでなく、人事や財務、在庫管理といった業務プロセスの統合も重要です。適切な情報共有により、迅速な意思決定の実現を目指す必要があります。
業務プロセスの連携強化のため
システム統合は、各部署の業務プロセスをスムーズに連携させるためにも有効です。受注、生産、在庫管理、販売、給与計算といった一連の流れを一元的に管理できれば、業務効率が大幅に向上します。システムの有効活用により社内のDX化を一気に加速させられるでしょう。また、データをリアルタイムで活用できるようになり、高い成果を素早く生み出すために役立てられます。
システム統合のメリット
システム統合にはさまざまなメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるか詳しく解説します。
情報を一元管理できる
システム統合により、企業が保有しているあらゆる情報を一元管理できるようになります。たとえば、商品の販売数、在庫数、生産状況、資金状況といった関連する一連の情報をリアルタイムでチェックできます。
ビジネスチャンスを掴むには、経営に関する意思決定の迅速化が重要です。システム統合により情報をリアルタイムで確認できる環境が整えば、経営者が適切な判断をするために役立ちます。システム統合を実施すると、変化の激しい世の中に対応しやすくなるでしょう。
情報共有が効率化できる
システムの統合を行えば、業務に関する情報共有も効率的になります。同じ情報を複数のシステムに何度も入力する必要がなくなり、非効率な作業を減らせるからです。また、情報を確認したいときは統合された1つのシステムにアクセスすればよく、複数のシステムを個別に閲覧しなくて済みます。ただし、情報漏洩のリスクを下げるには、機密情報へのアクセス権限を限定する対策も必要です。
アップデートが簡単にできる
システム統合により社内で管理するシステムが1つになれば、アップデートの対応も一度で完了します。統合前とは異なり、個別にアップデートの作業に対応する必要はありません。メンテナンスも同様であり、一度で必要な対応をすべて済ませられます。
将来システムを移行したり大規模なメンテナンスを実施したりする際も、システムを統合していれば必要な工数、作業時間、コストを削減可能です。
システム統合のデメリット
システム統合には気をつけたい部分もあります。ここでは、システム統合のデメリットについて詳しく解説します。
統合のために工数やコストが発生する
システムを統合するには、工数やコストもかかります。複数のシステムを1つにまとめる際は、改めてシステムの要件定義、設計、開発、テストなどの対応が必要です。また、統合後のシステムの運用を開始した直後は、現場で混乱が生じる可能性もあります。可能な限りスムーズにシステムを利用するには、万全のサポート体制や教育の実施が重要です。
システムを統合する際は、工数、コスト、スケジュールなどを詳しく把握しておきましょう。そのうえで、それぞれに余裕をもたせて確保する必要があります。
データ損失のリスクが発生する
システム統合のために各システムからデータを移行する際は、データを損失するリスクもあります。主な原因は、移行ミスや作業ミスなどです。自社にとって重要なデータを失えば、さまざまな問題につながる恐れがあります。システム統合の前にデータのバックアップをとり、万が一の事態に備えましょう。
業務停止リスクが発生する
システム統合の過程における問題により不具合が生じれば、業務が停止する恐れもあります。システム統合の際は、機能や処理方法とデータを整合させる必要があります。整合が十分でない場合、システムに異常が生じるリスクがあるため、注意が必要です。事前にリハーサルを行い、適切に業務を進められるか確認した方がよいでしょう。
システムを統合する方法
システム統合の方法は複数あります。ここでは、システム統合の具体的な方法についてそれぞれ解説します。
肩寄せ方法
肩寄せ方法とは、1つのシステムのみを残し、他のシステムを廃止して集約する方法です。片寄せ方式や巻き取り方式と表現される場合もあります。肩寄せ方法は既存のシステムを活用するため、新しいシステムを構築するよりも初期費用を低く抑えられます。
ただし、廃止したシステムの機能は使用できなくなるため、重宝していた機能があるなら注意しましょう。残すシステムで必要な機能をカバーできるよう対策してください。
再構築方法
再構築方法とは、既存システムの機能を組み合わせて新たにシステムを構築する方法です。必要な機能を残してシステムを統合でき、比較的コストも抑えられます。
ただし、各システムに豊富な機能がある場合、本当に必要な機能の取捨選択がしにくいという課題もあります。また、システムの仕様が異なれば、再構築が複雑になる可能性が高いです。再構築できなかったり追加のコストが発生したりするパターンもあります。
新システム開発方法
新システム開発方法とは、既存システムを一切使用せずまったく新しいシステムを作って統合する方法です。自社に必要な機能を改めて検討し、業務フローの効率化を考慮したうえでシステムを統合できます。自社にとって最適な運用を実現しやすいです。
ただし、新しいシステムを作るため、導入までの期間が長くなる可能性があります。自社の課題を洗い出したり、業務効率化の要件を設定したりする必要があるため、工数も多くかかります。
システム統合でコンサルタントに依頼する理由
システム統合にはさまざまな知識やスキルが必要であり、ノウハウを保有している企業は多くありません。システム統合をコンサルタントに依頼する企業が多い理由は、コンサルタントはさまざまな経験から豊富なノウハウを得ているからです。システム統合後のサポートにも対応しているため、安心感があります。コンサルタントのメリットは他にもあるため、以下で詳しく解説します。
経営リソースの客観的な把握
コンサルタントは、客観的な立場から企業全体に対して適切な判断を下せます。企業の経営資源を正確に捉え、全体を俯瞰した経営課題の分析が可能です。ときには企業にとって厳しい状況が明らかになる場合もありますが、コンサルタントは企業の課題解決を第一に考えてアドバイスを伝えています。
また、システムを効率的に活用するための具体的な経営戦略の立案も可能です。システム統合も含めて自社の状況を改善するために貢献してもらえます。
システムに関する豊富な専門知識
システム統合に詳しいコンサルタントは、ITシステムに関する知識やノウハウも豊富です。コンサルタントの介入により、コミュニケーションや知識の不足による誤解も避けられます。コンサルタントは、ITシステムだけでなく業務に関する知見ももち合わせているため、システムの統合前に業務の見直しにも対応可能です。自社の業務全体を改善するために役立つさまざまなアドバイスを期待できます。
まとめ
システム統合を実施すると、業務効率化や情報の連携強化などを実現できます。自社が保有するデータのスムーズな共有により、各業務で有効活用しやすくなります。ただし、システム統合にはリスクもあるため、事前に対策したうえで慎重に取り組むことが大切です。
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