業務システムの改善は、効率化や人手不足解消の切り札です。「もっと効率よく仕事ができないだろうか」「人手不足でも成果を上げたい」そんな悩みを抱える企業にとって鍵となるのが業務システムの改善です。
本記事では、業務改善を成功させるための基本的なアプローチ・システム化の手順から導入メリットや注意点、実践的な改善方法まで網羅的に解説します。業務改善の一歩を踏み出すためにも、ぜひ参考にしてみてください。
目次
業務システムを改善するためのアプローチ
企業の生産性向上やコスト削減を図る上で欠かせないのが「業務改善」です。従業員の負担を減らしながら効率よく成果を上げるには、日々の業務の進め方を見直し、継続的に最適化していく必要があります。ここでは、業務改善の基本的な4つのアプローチについて解説します。
無駄な業務を減らす
業務改善の第一歩は、「やらなくてもよい仕事」を見つけて排除することです。長年続いてきた業務や部署ごとのタスクには、すでに目的を失っているものや別の工程で代替できるものも多く存在します。
不要なプロセスを見つけ出し、「やるべき仕事」ではなく「本当に成果に結びついている仕事」かという視点で見直すことが、改善の出発点です。
重要度を見直す
優先順位の判断を誤ると、緊急性のない雑務に時間を取られ、本来注力すべき仕事が後回しになってしまいます。
「アイゼンハワー・マトリクス」という手法を活用し、「重要かつ緊急」「重要だが緊急ではない」「緊急だが重要ではない」「重要でも緊急でもない」の4つに分け、優先すべきタスクを明確にしましょう。重要な業務に集中する環境を整えれば、組織全体のパフォーマンス向上につながります。
マニュアルを整える
属人化された業務が多い組織では、担当者の不在や退職が業務停止につながりやすく、引き継ぎにも大きな負担がかかります。こうしたリスクを回避し、誰もが同じ手順で仕事を遂行できる体制を整えるには、マニュアルの整備が欠かせません。
また、マニュアルは一度作ったら終わりではなく、実際の運用を通じて継続的に見直し・更新することが重要です。
システム化する
業務の生産性を飛躍的に向上させる手段として「システム化」があります。人が行っている反復的な作業や時間のかかる手動処理をツールやソフトウェアで自動化することで、ミスの削減とスピードアップを同時に実現可能です。さらに、データの一元管理が可能なため、経営判断に必要な情報もリアルタイムで可視化できます。
業務改善のためにシステム化を取り入れるメリット
近年、多くの企業が注目しているのが「システム化」の導入です。ここでは、業務改善を加速させるシステム化の3つの大きなメリットについて解説します。
柔軟なデータ管理ができる
システム化の大きな魅力は、データを柔軟かつ効率的に管理できることです。クラウドや専用システムに顧客情報、在庫データ、売上実績などのデータを集約すれば、データの更新・検索・分析がスムーズになり、業務スピードと精度が向上します。
業務効率が図れる
勤怠管理・経費精算・受発注処理など、人手による作業に依存していた業務をシステム化することで、作業時間を短縮し、ミスの発生も抑えることが可能です。
業務フローが標準化されることで、属人化を防ぎ、誰が担当しても同じレベルの作業が可能になります。人員の異動や退職があった際にも業務が滞らずに進められるという点で、大きな強みとなるでしょう。
コスト削減ができる
人手に頼っていた作業を自動化することで、人件費の圧縮が可能です。処理スピードが上がり、対応に必要な人数や時間が減ることで、コストの削減にもつながります。
加えて、業務ミスや情報の抜け漏れを減らせるため、再作業の時間やコストも抑えられます。トラブル対応や顧客クレームのリスクが減少すれば、企業の信頼性向上にもつながります。
業務改善のためにシステム化を取り入れるデメリット
システム化には多くのメリットがある一方で、導入や運用に際して注意すべきデメリットも存在します。ここでは、業務改善を目的としたシステム導入におけるリスクや課題を解説します。
システムの管理者が必要になる
システム化には、管理・運用するための人材が必要不可欠です。ITの担当者がいない場合、既存のスタッフが対応することで業務負荷が高まり、本末転倒な状況に陥ることもあります。外部のサポートを利用する方法もありますが、継続的な費用が発生します。
システムが停止するリスクがある
優れたシステムであっても、稼働が100％保証されるわけではありません。突発的な障害・サーバーの不具合・ソフトウェアのバグ・通信回線のトラブルなどにより、システムが一時的に停止するリスクがあります。
トラブル発生時に備えてデータのバックアップ・マニュアルの整備・復旧までの具体的な対応手順を事前に用意しておくことが重要です。
不正アクセスによる情報漏洩のリスクがある
システム化が進むことで、業務データ・顧客情報・社内の機密情報など、多くの情報がデジタルで保存・運用されるようになるでしょう。
一方、外部からの不正アクセスやサイバー攻撃といったリスクが高まります。情報漏洩は企業の信頼を大きく損ない、損害賠償や社会的信用の喪失といった深刻な事態を引き起こす可能性があります。
業務改善でシステム化を導入する流れ
業務改善の手段として、単にITツールを導入すれば効率化が進むというものではありません。ここでは、システム化を進める際の基本的な6つのステップについて解説します。
1.システム化する理由を考える
まず大切なのは、「なぜシステム化を行うのか」という目的の明確化です。不明確なままでは、導入するシステムの選定や活用方針も曖昧になり、結果として期待した効果が得られません。
システム化の目的を明文化し、社内の関係者で共有することで、プロジェクトの方向性がブレず、導入後の定着にもつながりやすくなります。
2.システム化する業務を決める
次に、どの業務をシステム化するのかを選定します。全ての業務を一気にシステム化するのは現実的ではなく、むしろ効果の薄い業務に無理にツールを導入しても、費用対効果が見合わない場合があります。
実際の作業時間・エラー発生率・担当者の声を踏まえながら、費用対効果の高い業務を選ぶことが重要です。
3.業務管理の調査と整理をする
業務改善時には、現状を正しく把握し、構造的に整理しておく必要があります。多くの企業では、業務が口頭ベースや個人の経験に依存しており、正確な内容が共有されていないケースも少なくありません。
そのため、業務プロセスを「見える化」することが求められます。誰が・いつ・どのように・何を使って作業しているのかを明らかにし、非効率な工程を洗い出すことがシステム化の土台となります。
4.システム化の方針を決める
現状分析を終えたら、「どのように」システム化するかを決定します。自社のニーズに応じて導入範囲・スケジュール・予算なども、明確にしていきましょう。
関係部門と連携を取りながら、現場に受け入れられる運用ルールや教育体制の整備も検討する必要があります。方針を曖昧にしたまま進めると、導入後に混乱を招く原因となるため、慎重な判断が重要です。
5.改善策を立案し実行する
方針が決まったら、具体的な改善策を立案し実行に移す時期です。たとえば「A業務はRPAで自動化する」「B業務はSaaSツールを使って情報共有を効率化する」など、明確な施策として落とし込み、導入を進めていきます。
現場の不安や抵抗感を和らげるために、操作トレーニングやQ&A対応などのサポート体制も同時に整えることが成功の鍵です。
6.結果を検証し評価する
改善策を実行した後は、「作業時間の削減」「エラー率の低下」「従業員の満足度向上」など、定量的・定性的な指標をもとに評価しましょう。
システム化は一度きりの施策ではなく、継続的に運用・改善が必要です。結果を正しく分析し、必要に応じて軌道修正する柔軟な姿勢が、長期的な業務改善につながります。
業務改善に効果的な5つの方法
業務改善の取り組みは、小さな工夫の積み重ねが大きな成果につながる分野です。ここでは、すぐに実践できる5つの具体的な業務改善の方法を紹介します。
1. ペーパーレスでコストの削減
紙の書類を使い続けることによって発生するコストは、印刷代・インク・用紙代に加え、書類の保管スペースや管理の手間も見過ごせない問題です。
電子化すれば、検索や共有が容易になり、業務スピードが大幅に向上します。ペーパーレスはコストカットだけでなく「働き方改革」の一環としても有効で、多くの企業が積極的に取り入れている改善手段です。
2. 業務の自動化や省力化を図り負担を軽減
業務の一部を省略・簡略化するだけでも、従業員の負担は大きく軽減されます。マニュアルの整備やルールの統一によって、誰でも同じクオリティで業務を遂行できる環境を整えることが重要です。
従業員のストレス軽減やモチベーション向上にもつながるため、結果として職場全体のパフォーマンス向上につながります。
3. システムツールを活用し時間効率を高める
業務改善を推進する上で、ITツールの活用は欠かせません。たとえば、タスク管理アプリを活用すれば、担当者の進捗状況がリアルタイムで把握でき、チームメンバーとの認識のズレを防ぐことができます。
クラウドツールを使えば、在宅勤務や出張先からも業務にアクセスでき、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方も可能です。
4. データを活用し課題を把握する
業務改善を成功させるには、感覚や経験だけに頼るのではなく、データに基づいた判断が必要です。売上や作業時間などの各種データを収集・分析することで、業務のどこに課題があるのかを客観的に把握できます。
具体的な課題が認識できれば、改善に向けた行動を促進する原動力になるでしょう。
5. 従業員の人員配置を見直しする
同じ仕事でも、担当者によって処理速度や精度に大きな差が出ることは珍しくありません。そのため、従業員のスキルや得意分野を把握し、最適なポジションに配置することが重要です。
また、部門間のバランスを整えることで、社内のリソースを有効に活用し、全体の業務効率を底上げする効果が期待できます。
開発事例｜施工管理業務の生産性、売上、顧客満足を向上させるSaaS「プロワン」
株式会社ミツモアは、マッチングサービス「ミツモア」に加え、新規事業として現場作業を効率化するSaaS「MeetsOne」を立ち上げました。大手企業からの引き合いが相次いだことで、ガバナンスや多様な要望に対応した機能を短期間で開発する必要が生じます。
一方で、社内リソースのみではスピードと品質の両立が難しいという課題を抱えていました。
この問題を解決するため、Sun*は英語対応可能な専属チームを編成し、要件定義からUI/UX改善、プロトタイプ開発、コードレビュー基準の整備まで一貫して支援しました。初期フェーズでは品質の安定を重視し、その後は基準を整えながら段階的に開発速度を引き上げています。
その結果、リードタイムの短縮と品質維持を同時に実現し、導入企業の業務効率化や成約スピード向上に大きく寄与しました。
まとめ
業務改善は、現状に満足せず、常によりよい状態を追求する姿勢から始まります。無駄を省き、業務の優先度を見極め、必要に応じてシステム化を図ることが、効率的な組織運営への近道です。
しかし、システム導入には人材確保・情報セキュリティへの配慮・継続的な見直しを行うことが、真の業務改善につながります。
業務システムの課題を見える化し、改善につなげるためのヒントをまとめた資料です。業務システム刷新検討中の方におすすめ。
Sun Asteriskがこれまで手がけてきたプロジェクトを多数ご紹介しております。
