ERPとは？基幹システムとの違いや導入メリット・選び方を解説

こんにちは。Sun Asterisk クラウド支援サービスチームです。

業務のデジタル化が進むなかで、販売管理や会計管理、在庫管理などの情報を効率的に管理するためにシステムを導入する企業が増えています。その際によく比較されるのが「ERP」と「基幹システム」です。

しかし、「ERPと基幹システムは何が違うのか」「自社にはどちらが適しているのかわからない」と悩む担当者も少なくありません。この記事では、ERPの基本的な仕組みや基幹システムとの違いをはじめ、導入するメリット・デメリット、選定時のポイントや導入の流れまで解説します。

ERPとは企業全体の業務や情報を統合管理するシステムのこと

ERPとは「Enterprise Resource Planning」の略称です。企業内の販売管理や会計管理、在庫管理などの情報を1つのシステムで統合管理する仕組みを指します。ここでは、ERPのおもな機能や特徴、種類について解説します。

ERPのおもな機能

ERPには企業活動に必要なさまざまな機能が搭載されています。代表的な機能として、販売管理、会計管理、在庫管理、購買管理、生産管理、人事給与管理などが挙げられます。従来は各部門が別々のシステムで管理していた情報をERP上でまとめて管理できるため、入力作業の重複やデータの不整合を防ぎやすくなります。

ERPの特徴

ERPの特徴は、企業全体の情報を共通のデータベースで管理できることです。たとえば営業部門が入力した受注情報を、経理部門や在庫管理部門もリアルタイムで確認できます。そのため、部門間の情報共有がしやすくなり、データをもとにした迅速な意思決定につなげやすいことが特徴です。

ERPの種類

ERPには大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型はベンダーが用意したシステムをインターネット経由で利用する仕組みであり、自社でサーバーを保有しないため初期投資を抑えて導入できる点がメリットです。一方、オンプレミス型は自社サーバーを構築するため、自社固有の特殊な運用ルールやインフラ設計、細かなカスタマイズに対応しやすい傾向があります。それぞれの予算感や自社の規模、将来的な運用方針に合わせて選ぶことが重要です。

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ERPと基幹システムの違い

ERPの概要を聞いて「それなら基幹システムと同じでは」と感じた人もいるのではないでしょうか。確かにERPと基幹システムはどちらも企業の業務を支えるシステムですが、管理する範囲やデータ管理の考え方などに違いがあります。ここでは、双方の違いについて解説します。

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管理できる業務範囲の違い

基幹システムとは、販売管理や会計管理、生産管理、在庫管理など、企業の基幹業務を支えるシステムの総称です。企業によっては、それぞれを個別のシステムとして運用しているケースもあります。

一方でERPは、それらの基幹システムを1つに統合したシステムです。基幹システムが個別業務の管理に適しているのに対し、ERPは企業全体の情報をまとめて管理できる点が大きな違いです。

データ管理方法の違い

基幹システムでは、販売管理システムや会計システムなどが個別に運用されるケースも少なくありません。その場合、同じ情報を複数のシステムへ入力する手間が発生します。

一方のERPは共通データベースで情報を管理するため、一度入力したデータを各部門で共有できます。情報の重複入力やデータの不整合を防ぎやすい点が大きな違いです。

システム導入規模の違い

基幹システムは必要な業務領域ごとに導入できるため、比較的小規模な運用から始めやすい傾向があります。一方でERPは複数の業務を横断して利用することを前提としているため、導入対象となる部門や関係者が多くなります。そのため、ERPは導入範囲が広く、全社規模のプロジェクトになるケースが一般的です。

導入や運用にかかる負担の違い

基幹システムは特定業務の改善を目的とするため、比較的短期間で導入しやすい特徴があります。

一方のERPは業務プロセスの見直しや部門間の調整が必要になることも多く、導入までに時間がかかる傾向があります。各部門の合意形成に始まり、導入後を見据えた教育や運用体制の整備も重要です。

ERP導入のメリット

ERPは単なる業務のデジタル化にとどまらず、業務効率化や経営判断の精度向上につなげられます。ここではERPを導入するおもなメリットについて解説します。

部門ごとに分かれていた情報をまとめて管理できる

ERPを導入すると、販売情報や在庫情報、会計情報を1つのシステムで管理できるため、部門ごとにデータを管理する必要がありません。たとえば営業担当者が受注情報を入力すると、在庫数や売上データにも自動で反映されます。

従来のように営業・在庫・経理がそれぞれ同じ情報を入力する必要がなくなるため、入力作業の削減や入力ミスの防止につながります。

最新データを共有しながら経営判断しやすくなる

ERPは各部門のデータをリアルタイムで連携できることが特徴です。たとえば営業担当者が受注情報を登録すると、在庫状況や売上データにも反映されます。そのため、経営層は最新の売上状況や在庫状況を把握しながら判断できます。集計作業や報告資料の作成にかかる時間を削減しやすいこともメリットの1つです。

複数システムを行き来する手間を減らしやすい

基幹システムを個別に導入している場合、同じ情報を複数のシステムへ入力したり、システムごとにデータを確認したりする場面があります。ERPは販売管理や会計管理、在庫管理などの機能を統合しているため、システム間の移動や重複入力を減らしやすくなります。入力ミスや確認漏れの防止につながる点も大きなメリットです。

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ERP導入のデメリット

ERPには多くのメリットがありますが、導入前に把握しておくべき注意点もあります。ここではその詳細を解説します。

自社に合うERPを比較・選定する負担が大きい

ERPは営業や経理、在庫管理、生産管理など複数の部門で利用するため、一部の部署だけで導入を決めることができません。営業部門には使いやすくても、経理部門には必要な機能が不足しているケースもあります。

そのため、各部署の要望を整理しながら選定を進める必要があり、基幹システムを個別導入する場合よりも比較・検討に時間がかかる傾向があります。

導入費用や運用費用が高額になりやすい

ERPは販売管理や会計管理、在庫管理など複数の機能をまとめて導入するため、基幹システムを個別導入する場合より費用が高くなることがあります。さらに、ライセンス費用や保守費用、クラウド利用料などの運用コストも発生します。導入時の費用だけでなく、運用コストまで含めて検討することが重要です。

既存の業務フローを変更する必要がある

ERPは企業全体で統一した運用を前提としているため、現在の業務フローをそのまま適用できない場合があります。たとえば、部署ごとに異なる管理方法や承認フローを採用している場合は、ERPに合わせて運用ルールを見直さなければなりません。従業員への教育や社内調整も必要です。

ERPを選ぶ際に確認すべきポイント

ERPは一部の部門ではなく、会社全体で活用するシステムのため、価格や機能だけで簡単に選んでしまうと導入後に問題が発生する可能性があります。ここでは、ERPを選定する際に確認しておきたいポイントを解説します。

必要な機能や拡張性が自社業務に合っているか

ERPは営業や経理、在庫管理など複数の部門で利用するシステムです。そのため、一部の部署だけでなく実際に利用する各部門の意見を確認しながら選定することが重要です。導入後に必要な機能が不足していると、業務効率の低下や追加コストにつながる可能性があります。

セキュリティ対策やデータ管理体制が整っているか

ERPには売上情報や顧客情報、会計情報、人事情報など企業の重要データが集約されます。そのため、アクセス権限を部門ごとに細かく設定できるか確認することが重要です。また、クラウド型ERPの場合はバックアップ体制や障害発生時の復旧体制も確認しておく必要があります。

導入コストや操作性・サポート体制に問題ないか

ERPは導入後も設定変更や機能追加、トラブル対応が発生することがあります。そのため、導入時の支援だけでなく、運用開始後のサポート体制も確認しておくことが重要です。デモ画面などを確認しながら現場担当者が使いやすいかどうかも判断しましょう。

ERPシステム導入の流れ

ERPは営業や経理、在庫管理など複数の部門で利用するため、導入には一定の準備が必要です。ここでは現場へスムーズに定着させるための流れについて解説します。

自社の業務課題や導入目的を整理する

まずはERPを導入する目的を明確にします。「部門ごとに分散したデータを統合したい」「二重入力を減らしたい」など、現在の課題を洗い出しましょう。導入目的が曖昧なまま進めると、自社に合わないERPを選んでしまう可能性があります。

必要な機能や連携性を踏まえてERPを比較・選定する

導入目的が整理できたら、複数のERPを比較します。販売管理や会計管理など必要な機能が備わっているかだけでなく、既存システムとの連携性やサポート体制も確認することが重要です。複数製品を比較しながら選定を進めましょう。

業務フローを整理しながら要件定義を進める

ERPを導入する際は、現在の業務の流れを整理しながら運用方法を決めていきます。たとえば、受注情報を誰が入力するのか、どの部署がデータを確認するのかなどを事前に明確にすることが重要です。あらかじめ運用ルールを決めておくことで、導入後の混乱を防ぎやすくなります。

従業員教育を行い運用開始後も改善を続ける

ERPは導入して終わりではありません。運用開始前にマニュアル整備や操作研修を実施し、従業員が活用できる環境を整えることが重要です。また、運用開始後も課題を確認しながら改善を続けることで、ERPの効果を高めやすくなります。

まとめ

ERPは販売管理や会計管理、在庫管理などの情報を一元管理し、部門間の連携を強化できるシステムです。一方で、基幹システムは特定業務の管理に適しており、自社の課題や運用体制に合わせて選択することが重要です。ERPを導入する際は、必要な機能や運用方法を整理した上で、自社に適した製品を選定しましょう。

また、ERPの導入や運用では、システム基盤の設計やセキュリティ対策も欠かせません。近年はERPをはじめとした業務システムをAWSなどのクラウド環境で運用する企業も増えています。

株式会社Sun Asteriskの「AWS導入・移行・運用支援ガイド」では、AWSの活用事例や導入・移行・運用のポイントを紹介しています。業務システムの導入やクラウド活用を検討している場合は、ぜひご活用ください。