企業の業務を支える基幹システムとは？種類や具体例をわかりやすく解説

こんにちは。Sun Asterisk クラウド支援サービス チームです。

基幹システムは、販売管理や会計管理、生産管理など企業活動の中核を支えるシステムです。近年はクラウド型の普及により、企業規模を問わずにさまざまな業界で基幹システムの導入が進んでいます。

今回は、基幹システムの基本知識から代表的な機能、導入メリット・デメリットまでをわかりやすく解説します。おすすめのパッケージ製品も紹介するため、ぜひ参考にしてください。

基幹システムとは

基幹システムとは、企業運営に欠かせない中核業務を支えるシステムです。生産管理・販売管理・在庫管理・会計管理などの基幹業務をシステムで管理することで、業務効率の向上や経営判断の最適化に役立ちます。

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基幹システムとERPの違い

基幹システムは、販売管理・在庫管理・会計管理など、企業の中核業務を支えるシステム全般を指します。個別業務ごとに専用システムを導入する場合もあれば、複数の業務を連携させて使う場合もあります。

一方、ERPは会計・販売・在庫・人事など複数の基幹業務を統合し、企業全体のデータを一元管理する仕組みです。基幹システムが個別業務を含む広い概念であるのに対し、ERPは全社最適を目的に複数業務を統合管理する選択肢の1つと整理できます。

基幹システムと業務システムの違い

業務システムは、勤怠管理やワークフロー管理などの補助的な業務を効率化するシステム全般を指します。一方、基幹システムは企業活動の根幹を支える重要な業務を扱う点が大きな違いです。たとえば、販売管理や会計管理など、停止すると事業運営に直接影響するシステムは基幹システムに分類されます。

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基幹システムと情報系システムの違い

基幹システムは売上・在庫・会計などの企業活動の中核となるデータを扱います。一方、情報系システムはグループウェアやメール、文書管理など、従業員同士の情報共有やコミュニケーションを支援するシステムを指します。つまり、基幹システムは正確性や安定性が重視されるのに対し、情報系システムは利便性や情報共有のしやすさが重視される傾向があります。

基幹システムの代表的な機能と種類

基幹システムは、搭載している機能ごとにいくつかの種類に分けられます。導入の際は、自社に必要なシステムを見極めることが大切です。

生産管理システム

生産管理システムは、生産計画や工程管理、原材料管理などを一元管理するシステムです。製造現場の進捗やコストを可視化できるため、生産遅延の防止や生産効率の向上につながります。

たとえば、営業部門が受注内容をシステムに登録し、生産管理部門が生産計画や必要な原材料などをシステム上で整理することができます。原価管理や在庫管理も行えるため、生産フローの一元化を行いたい企業に適しています。

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販売管理システム

販売管理システムは、受注・売上・請求・入金などの販売に関する業務を管理するシステムです。販売情報を一元化することで、売上の分析や人的ミスの防止につながります。

たとえば、営業部門が受注情報を入力すると、在庫管理システムで在庫引当を行い、会計システムへ請求データを連携する、といった使い方があります。受注から請求・入金までを一気通貫で管理したい企業に適しています。

購買管理システム

購買管理システムは、仕入先の管理や発注管理、購買実績管理などを行うシステムです。適正在庫の維持や購買コストの削減ができ、調達業務の効率化に効果的です。

たとえば、社内の各部門が必要な商品や備品の購入申請を行い、購買担当者が申請内容を元に商品や備品の発注・購入を行うことができます。社内のコミュニケーションコストの削減を図りたい企業や、発注書・請求書の管理もあわせて行いたい企業に適しています。

在庫管理システム

在庫管理システムは、商品の入出庫や在庫数をリアルタイムで管理するシステムです。導入によって在庫不足や過剰在庫を防ぐことができ、適切な在庫水準を維持できます。

たとえば、複数拠点に在庫を持つ企業では、各倉庫の在庫数や入出庫履歴をリアルタイムで管理し、欠品や過剰在庫を防ぐ目的で利用されます。販売管理や購買管理と連携することで、需要に応じた発注判断もしやすくなるでしょう。

顧客管理システム

顧客管理システムは、顧客情報や商談履歴、問い合わせ履歴などを管理するシステムです。顧客情報を適切に管理することで、営業活動の効率化や顧客満足度の向上、リピート率向上に役立ちます。

たとえば、顧客の基本情報・連絡先・過去の商談履歴をデータベース化し、社内で実績やノウハウを蓄積できます。購買管理や在庫管理と連携すれば、商談から受注までの流れがスムーズになるでしょう。

財務会計システム

財務会計システムは、日々の仕訳入力・決算処理、財務諸表の作成など、会計に関するさまざまな業務を支援するシステムです。経営状況を可視化でき、迅速かつ正確な経営判断につながります。

たとえば、日々の仕訳を入力し、システム上で自動で貸借対照表や損益計算書を作成することができます。手間のかかる月末処理や決算処理を自動化できるため、財務・経理部門の負担を軽減したい企業に適しています。

人事管理システム

人事管理システムは、従業員情報や各人の評価情報、異動履歴などを記録・管理するシステムです。人材情報を一元管理することで、適切な人材配置や人事戦略に活用できます。

たとえば、従業員情報・評価履歴・異動履歴・スキル情報を一元管理し、配置転換や人材育成の判断材料として活用できます。大企業では、部門ごとに分散していた人材情報を統合する目的で導入されるケースがあります。

労務管理システム

労務管理システムは、従業員の勤怠管理や給与計算、社会保険手続きなどを効率化するシステムです。導入によって人的ミスを減らせるほか、法改正対応もしやすくなり、労務担当者の負担軽減につながります。

たとえば、従業員の勤務時間や有給休暇の取得履歴などを一元管理したり、給与明細・給与台帳の作成・管理などを行うことができます。

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基幹システムを導入するメリット

基幹システムを導入することで、業務効率化だけでなく、経営判断の迅速化や組織全体の最適化につながります。

業務効率・経営効率を高められる

基幹システムを導入すると、販売・在庫・会計などの各部門の情報をリアルタイムで一元管理できるため、手入力や転記作業を削減できます。部門間の連携もスムーズになり、業務効率向上につながります。また、重複業務や確認作業を減らせるため、人的コスト削減や経営の効率化にもつながります。

経営状態を可視化できる

基幹システムでは、売上・在庫・利益などの情報をリアルタイムでデータベースに集約できるため、経営状況を迅速に把握できます。データ分析機能を活用すれば、部門別収益や在庫回転率なども自動で確認でき、経営判断の精度向上につながります。

業務を標準化でき属人化を防止できる

基幹システムを導入すると、業務フローや入力ルールを統一でき、担当者によるアウトプットのばらつきを防止できます。特定の従業員の経験や知識に依存した属人化を防げるうえ、マニュアル化もしやすくなるため、人事異動や退職時のリスク軽減にもつながります。

基幹システムの導入形態

基幹システムの導入形態は、オンプレミス型とクラウド型があります。それぞれ特徴やメリットが異なるため、自社の運用方針や予算に合わせて選択しましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内にサーバーやネットワーク機器を設置して運用する形態です。自社独自の要件に合わせて柔軟にカスタマイズしやすく、機密性の高いデータを自社内で管理できます。一方で、初期費用が高額になりやすく、サーバー保守やセキュリティ管理のコストが発生します。

クラウド型

クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する形態です。サーバー管理が不要なため、初期費用を抑えて導入しやすい点が魅力です。また、機能やバージョンのアップデートにも対応しやすく、リモートワーク環境にも適しています。一方で、カスタマイズ性が限定される点には注意が必要です。

基幹システムを選ぶ際のポイント

基幹システムは、社内で長期的に利用する重要なシステムです。導入後の運用トラブルを防ぐためにも、事前にさまざまな観点から比較検討することが重要です。

自社の課題やニーズに合っているか

基幹システムを導入する際は、自社が抱える課題を明確にすることが大切です。たとえば、在庫管理の効率化を重視するのか、会計処理の自動化を優先するのかによって最適な製品は異なります。必要な機能を整理し、自社に合った機能を搭載した製品を選びましょう。

操作性が高く使いやすいか

基幹システムは現場従業員が日常的に利用するため、操作性の高さも重要なポイントです。画面がわかりやすかったり入力手順が簡単だったりすると、導入後スムーズに現場に定着しやすくなります。実際の画面デモやトライアルサービスを活用し、現場担当者の意見も取り入れながら選定することが大切です。

既存システムとの連携性や拡張性が高いか

既存の会計ソフトや顧客管理システムと連携させたい場合は、システムの拡張性や連携の可否もチェックしましょう。システム同士を連携できると、データの二重入力や不整合が発生しにくくなり、業務の効率化につながります。また、将来的な事業の拡大や新サービスの追加に合わせて機能拡張できるかも確認しておくと安心です。

セキュリティ対策に問題はないか

基幹システムでは、売上情報・顧客情報・人事情報などの機密情報を取り扱うため、セキュリティ対策が欠かせません。不正アクセス対策・データの暗号化・多要素認証・アクセス権限管理などの基本的なセキュリティ機能が備わっているかどうかを確認しましょう。特にクラウド型では、ベンダー側のセキュリティ体制や障害対応体制も事前に把握しておくことが重要です。

人気の基幹システム製品7選

ここからは、業界を問わずに人気を集めている基幹システム製品をいくつか紹介します。

SAP

SAPは、世界的に導入実績の多いERP製品です。会計・販売・在庫・生産などの幅広い機能を統合管理でき、拡張性が高い点が特徴です。

OBIC7

OBIC7は、国内企業向けに開発された統合型基幹システムです。企業ごとにプライベートクラウドを提供しているため、システムの柔軟性が高く、セキュリティ面での安全性が高い点が魅力です。

Oracle NetSuite

Oracle NetSuiteは、クラウド型ERPとして世界的に利用されている製品です。財務会計・在庫管理・顧客管理などを一元管理できるほか、AIによるデータ分析機能も搭載しています。

GRANDIT

GRANDITは、国内企業向けERPとして幅広く導入されています。複数のパートナー企業が共同開発しているため業務ノウハウが豊富で、さまざまな業界・業種に対応しているのが特徴です。

マネーフォワード クラウドERP

マネーフォワード クラウドERPは、複数のシステムを組み合わせて使えるコンポーネント型の
クラウドERPです。会計・経費精算・人事労務などの業務を連携でき、低コストでペーパーレス化を叶えます。

freee 会計

freee会計は、日々の経理業務や会計管理を効率化するクラウド会計ソフトです。会計領域の基幹業務を支えるシステムとして活用できますが、販売・在庫・人事などを含む全社的な基幹システムとは役割が異なります。

プロカン

プロカンは、案件・プロジェクトごとの収支管理に特化したクラウド型の案件収支管理システムです。売上・工数・人件費・請求・支払などを案件単位で管理し、会計ソフトや勤怠システムなどとの連携にも対応しています。こちらのシステムは、プロジェクト型ビジネスにおける収支管理を支える業務システムの一例として位置づけられます。

まとめ

基幹システムには、生産管理・販売管理・在庫管理・会計、人事などさまざまな種類があります。導入や改修を検討する際は、まず自社のどの業務に課題があるのか、既存システムとの連携にどのような問題があるのかを整理することが重要です。

株式会社Sun Asteriskでは、業務プロセス、UI/UX、システム構造の3つの観点から、システム改善の進め方をまとめた資料「システム改善の考え方とアプローチ」をご用意しています。基幹システムの導入・改修に向けて課題を整理したい方は、ぜひご活用ください。