システム刷新とは？必要な理由や進め方・成功のポイントを解説

こんにちは。Sun Asterisk クラウド支援サービスチームです。

基幹システムは日々の企業活動を支える重要なIT基盤ですが、老朽化や業務の変化によって刷新が必要な企業も多いのではないでしょうか。システムの刷新は大規模なプロジェクトになるため、正しい進め方や手法で行うことが大切です。

そこで今回は、自社の基幹システムの刷新を検討している企業向けに、システム刷新の重要性や一般的な流れ、成功させるためのポイントを詳しく解説します。ぜひ今後の業務に役立ててください。

基幹システムの刷新とは

基幹システムの刷新とは、老朽化した既存システムを、新しい技術や業務要件に合わせて再構築・入れ替えする取り組みです。機器やソフトウェアの更新だけでなく、業務フローの見直し・クラウド化・DX推進もあわせて実施するケースが多くあります。将来の事業拡大や変化に柔軟に対応できる環境を構築するため、多くの企業が刷新を進めています。

併せて読みたい：基幹システム刷新の進め方｜老朽化のリスクに備えDX推進を実現する手順も解説

システムの刷新が必要な背景

基幹システムの刷新は、老朽化したレガシーシステムへの処置にとどまらず、企業の成長やDX推進を支えるためにも有効な手段です。

併せて読みたい：システム刷新の目的とは？経営層に説明するポイントと進め方を解説

レガシーシステムの老朽化による保守コストの増大

長年利用されてきたレガシーシステムは、開発当時の技術やハードウェアに依存しているケースが多く、保守を行う技術者の不足やOSサポート終了などの問題を抱えることがあります。

このような事情から、システム維持に多額のコストが生じたり、ブラックボックス化が進んだりするケースがみられ、状況を改善するために基幹システムの刷新が求められています。

事業拡大や業務フローの改善による機能不足

企業の成長に伴い、新事業・販路拡大・海外展開などが進むと、既存の基幹システムでは全ての業務に対応できないケースがあります。必要な機能を追加したり部門ごとの個別システムを導入したりして改善する方法もありますが、システムの複雑化やデータの分散によってかえって業務効率が低下するかもしれません。

このような事業環境の変化へ柔軟に対応するために、システム刷新が必要になるケースも見られます。

セキュリティリスクの増大

現行システムを刷新せずに使い続けると、OSやミドルウェアのサポート終了によってセキュリティ更新プログラムが提供されなくなるケースがあります。その結果としてサイバー攻撃や情報漏洩のリスクが高まるほか、セキュリティ機能が最新のセキュリティ基準を満たさないことも考えられます。企業のコンプライアンス対策としても、システム刷新によるセキュリティ対策は重要です。

DX化の実現

企業のDX化を推進するためには、業務データをリアルタイムで活用し、業務全体を最適化できる基盤が必要不可欠です。しかし、レガシーシステムでは他のシステムとの連携が難しく、AI・IoT・クラウドサービスなどの最新技術を十分に活用できない場合があります。基幹システムを刷新することで、社内データの一元化が進み、業務の効率化や自動化を実現しやすくなるでしょう。

併せて読みたい：DXの事例15選｜製造・金融・小売りほか業界別の成功要因と実践ポイントを解説

基幹システムを刷新する方法

基幹システムの刷新には、複数の手法があります。現在使用しているシステムの課題や刷新に投入できる予算、将来の事業計画などを踏まえ、自社に適した方法を選択しましょう。

システムの再構築（リビルド）

システムの再構築（リビルド）は、既存のシステムを参考にしながら、新しい技術を用いてゼロからシステムを再構築する手法です。現行システムで抱えている課題を抜本的に解決しやすく、最新技術を活用した柔軟で拡張性の高いシステムを構築できます。

一方で、要件定義から設計・開発まで大規模なプロジェクトとなるため、開発期間や費用がかかる点には注意が必要です。

併せて読みたい：基幹システムの再構築とは？メリットや失敗しない方法を徹底解説

システムの移行（マイグレーション）

システムの移行（マイグレーション）は、現行システムの資産をできるだけ活用しながら、新しい環境へ移行する手法です。オンプレミスからクラウドへの移行や、新しいサーバー・OSへの移行などが代表例です。

システム全体を作り直す必要がないため、リビルドよりも短期間かつ低コストで実施しやすいというメリットがあります。ただし、現行システムの構造や制約をそのまま引き継ぐ形式になりやすく、移行後に根本的な課題が残らないか十分に検討する必要があります。

パッケージ型ERPの導入

パッケージ型ERPを導入する場合では、ERPに搭載されている販売・会計・在庫・生産管理などの標準機能を活用しながら基幹システムを刷新します。ERPは幅広い業界で利用されているため汎用的な業務に対応しやすく、システムの保守やアップデートの負担を軽減しやすいのが特徴です。ただし、場合によっては自社の業務フローを標準機能に合わせて見直す必要があります。

併せて読みたい：ERPとは？基幹システムとの違いや導入メリット・選び方を解説

基幹システム刷新の基本的な進め方

基幹システムの刷新を行う際は、現状のシステムにおける課題や実現したい目標などを明確にした上で進めることが大切です。

1. 現状分析・課題の洗い出し

はじめに、現在の基幹システムや業務フローの課題を整理することから始めます。システムの老朽化・運用コストの肥大化・業務の属人化などの課題を把握し、システム刷新の際に改善すべきポイントは何かを明確にすることが重要です。

現状分析を丁寧に行うことで、システム刷新の目的や優先順位を定めやすくなり、その後の要件定義やシステム選定もスムーズに進められるでしょう。

2. 経営目標・システム構想の設定

現状分析の結果をもとに、システム刷新によって実現したい経営目標や業務改善の方向性を定めます。単にレガシーシステムを新しくするだけではなく、業務効率化やDX推進など、中長期的な視点でシステム構想を描くことがポイントです。経営層と現場の双方が共通認識を持つことで、プロジェクト全体の目的がぶれにくくなり、優先順位も明確になります。

3. 要件定義

要件定義では、新しい基幹システムに必要な機能や運用方法を具体的に整理します。現状の課題や経営目標をもとに、機能要件と非機能要件をそれぞれ定義しましょう。要件定義が不十分だと開発途中の仕様変更や導入後の追加改修が発生しやすくなるため、丁寧に行うことが求められます。

4. ベンダーとシステムの選定

要件定義をもとに、複数のベンダーを比較して自社に最適なベンダーとシステムを選定します。導入費用だけではなく、過去の実績・業界への知見・導入後のサポート体制・将来の拡張性などを総合的に比較することがポイントです。

5. 設計・開発

システムとベンダーを決定したら、要件定義書に基づいて詳細設計と開発を進めます。操作画面やデータベース、他のシステムとの連携方法などを具体化し、必要に応じてカスタマイズも実施しましょう。開発途中で手戻りが増えるとスケジュールや費用へ大きく影響するため、品質管理を徹底しながら計画的に進めることが重要です。

6. テスト・導入準備

開発完了後は、各種テストを実施し、システムが要件どおりに動作するかを確認します。同時に、データの移行や操作マニュアルの作成、運用ルールの整備、従業員への教育も進めましょう。基幹システムでは、1つの不具合が業務全体へ影響を及ぼす可能性があるため、本番環境を想定した十分な検証が欠かせません。

7. 運用・改善

基幹システムの刷新後は、運用状況を継続的に確認し、不具合や改善点を洗い出しながらシステムを最適化していくことが重要です。利用者からの問い合わせや要望を収集し、必要に応じて機能改善や運用ルールの見直しを行いましょう。定期的な保守やアップデートも実施することで、長期的に安定したシステムを運用できます。

システム刷新を成功させるポイント

基幹システムの刷新を成功させるためには、技術面だけでなく、経営や現場を含めた全社的な取り組みが欠かせません。

経営視点で中長期的な目標を設定する

システム刷新は単なる投資や取り組みではなく、企業の成長戦略を支える重要なプロジェクトです。そのため、現在の課題だけでなく、5年後・10年後を見据えた中長期的な経営目標を設定した上で進めることが大切です。

DX推進や新規事業開拓、海外展開などの将来的な事業計画も考慮し、拡張性のあるシステムを目指しましょう。経営目標が明確に定まっていると、プロジェクト全体の意思決定もスムーズに進みます。

プロジェクト管理を徹底する

基幹システムの刷新には、多くの部門やベンダーが関わります。そのため、スケジュール・予算・進捗状況・開発品質などを適切に管理しなければ、納期の遅延やコスト超過につながるおそれがあります。スムーズな開発のためには、プロジェクトマネージャーを中心に役割分担を明確化し、定期的な進捗確認や課題共有を行うことが重要です。

現場を巻き込み全社一体で進める

基幹システムを実際に利用するのは現場の従業員です。現場に定着するシステムを構築するためには、経営層や情報システム部門だけでプロジェクトを進めるのではなく、各部門の担当者も積極的に参加する体制を整えることが重要です。要件定義やテスト段階から現場の意見を取り入れることで、業務に適したシステムを構築しやすくなるでしょう。

段階的な導入を検討する

全ての業務を一度に新システムへ切り替えると、定着に時間がかかったり、障害発生時の影響が大きくなったりする可能性があります。初めから全面的なシステム刷新を行うのではなく、部門ごとや機能ごとに切り分けて段階的に導入する方法も有効です。

まずは影響範囲の小さい業務から運用を開始し、問題点を改善しながら対象範囲を広げることで、リスクを抑えながらシステム刷新を進められます。

信頼できるベンダーを選定する

システム刷新を成功させるためには、自社の業務内容に対する広い知見や手厚いサポート体制を備えたベンダー選びが欠かせません。導入実績や専門知識、導入後のサポート体制などを総合的に比較し、自社の課題に適したパートナーを選定しましょう。信頼できるベンダーと協力関係を築くことで、システム刷新の効果を最大化することができます。

まとめ

基幹システムの刷新は、老朽化したシステムを新しくするだけではなく、業務改善やDX推進にもつながる重要な施策です。自社の課題を正しく把握して中長期的な計画を立て、信頼できるベンダーと連携しながら現場に定着するシステムを構築しましょう。

株式会社Sun Asteriskは、AWSを活用したレガシーシステムのモダナイゼーションを支援しています。仕様や依存関係、セキュリティリスク、改修スピードの低下など、技術が古いことに限定しない脱却方法に知見があります。プロジェクトの進め方に迷う方でも現状可視化から段階移行までの進め方を網羅した資料も提供しているため、気になる方は下記よりご確認ください。