基幹システムのライフサイクルとは？見直し時期や入れ替えの進め方を解説

こんにちは。Sun Asterisk クラウド支援サービスチームです。

DXの推進や事業環境の変化に伴い、販売管理や生産管理などを担う基幹システムは、企業活動の中核となっています。

しかし、長年運用を続けると、業務に合わせた改修が難しくなったり、保守サポートの終了が近づいたりするため、ライフサイクルを踏まえた見直しが欠かせません。しかし、「どのタイミングで入れ替えるべきなのか」「何から進めればよいのか」と判断に迷う担当者も多いのではないでしょうか。

この記事では、基幹システムのライフサイクルを見直す目安や判断基準、老朽化したシステムを使い続けるリスク、入れ替えの進め方や開発会社の選び方までわかりやすく解説します。

基幹システムは10～15年を目安にライフサイクルを見直す必要がある

基幹システムは、導入して終わりではなく、10～15年を1つの目安にライフサイクルを見直す必要があります。ただし、基幹システムに一律の寿命があるわけではなく、利用環境やシステム構成、保守状況などによって適切な見直し時期は異なります。

部分的な改修を繰り返すだけでは、システムが複雑化し、ブラックボックス化が進みかねません。基幹システムは大規模な刷新が必要になる前に見直すことが重要です。ここでは、基幹システムを見直すべき理由を解説します。

現在の業務に合わせたシステム改修が難しくなる

基幹システムを長年運用すると、制度改正や事業拡大、新たな業務フローへの対応が求められます。しかし、導入当時の業務を前提に設計されたシステムでは、軽微な機能追加でも時間や費用がかかるケースが増えていきます。

事業環境の変化へ迅速に対応できず、企業競争力の低下につながるおそれがあるため、ライフサイクルを踏まえた見直しが重要です。

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メーカーの保守サポートが終了して運用リスクが高まる

基幹システムは、プロダクトだけでなく、OSやデータベース、サーバーなど複数の製品で構成されています。これらの製品がサポート終了を迎えると、原則としてセキュリティ更新やメーカーによる技術サポートを受けられなくなり、運用上のリスクが高まります。

ただし、製品によっては有償の延長サポートが用意されている場合もあります。マルウェアへの感染やシステム障害による業務停止のリスクを抑えるためにも、各製品のサポート期限や提供条件を確認し、ライフサイクルの見直し時期を検討することが重要です。

基幹システムのライフサイクルを見直すべきケース

基幹システムは10～15年を1つの目安に見直すことが重要ですが、実際のタイミングは運用状況によって異なります。まだ使い続けられるケースもあれば、目安より早く見直すべき場合も少なくありません。ここでは、見直しを検討すべき代表的なケースを解説します。

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簡単な機能追加や改修にも多くの時間や費用がかかる

帳票の追加や入力項目の変更など、以前であれば短期間で対応できた改修でも、調査や影響範囲の確認に多くの工数がかかる場合は注意が必要です。システムが複雑化すると、わずかな変更でも複数の機能へ影響が及び、開発期間や費用が増加しやすくなります。

軽微な改修を負担に感じる状況は、ライフサイクルを見直すサインと捉えましょう。

業務に合わず手作業や二重入力が増えている

システムで対応できない業務をExcelや紙で補ったり、同じ内容を複数のシステムへ入力したりする運用が続いている場合は見直しを検討しましょう。こうした運用は入力ミスや業務効率の低下につながります。

本来は業務に合わせてシステムを最適化すべきですが、業務をシステムに合わせる運用が常態化している場合は、ライフサイクルを見直すタイミングです。

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システムの仕様を理解している担当者が限られている

特定の担当者しかシステムの仕様や改修方法を把握していない状態は、大きな運用リスクです。担当者の異動や退職によって障害対応や改修が進まなくなり、業務が滞る可能性があります。

引継ぎ資料が少ない、設計書が更新されていない、問い合わせ先が限られている場合は、ライフサイクルの見直しを検討するタイミングといえます。

老朽化した基幹システムを使い続けるリスク

老朽化した基幹システムを使い続けると、処理の遅延や障害対応の増加など、日々の業務に直接影響が及びます。現場の負担が積み重なるだけでなく、業務停止や情報漏えいにつながりかねません。ここでは、老朽化した基幹システムを使い続けるおもなリスクを解説します。

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システム処理の遅延などで業務効率が低下する

受注登録や在庫照会、請求処理などに時間がかかると、担当者は画面の切り替えや処理完了を待つ時間が増えます。処理が集中する月末や繁忙期には動作がさらに遅くなり、入力作業や確認作業が滞るケースも少なくありません。

残業の増加や顧客対応の遅れにつながり、現場全体の業務効率が低下します。

セキュリティ更新が受けられず情報漏えいのリスクが高まる

OSやデータベースのサポートが終了すると、新たな脆弱性が見つかってもセキュリティ更新を受けられません。その状態で受注情報や顧客情報、会計データを扱い続けると、マルウェアへの感染や不正アクセスの被害を受けやすくなります。

情報漏えいが発生すれば、調査や顧客対応に追われ、通常業務の継続も難しくなります。

障害対応や保守作業が増え運用コストが高くなる

長期間運用され、度重なる改修によって複雑化した基幹システムでは、障害や不具合が発生した際の原因特定や復旧に多くの時間がかかる場合があります。影響範囲の確認に時間がかかり、担当者による手作業での修正やベンダーへの対応依頼が必要になるケースも珍しくありません。

また、メーカーサポートの終了や、システムに対応できる技術者の減少によって、保守の負担がさらに大きくなることもあります。こうした対応工数が積み重なることで、保守費用や現場の作業時間が増え、運用コストの上昇につながります。

システムを扱える担当者が減り障害対応が難しくなる

古い言語や独自仕様で構築されたシステムは、内容を理解できる担当者が限られます。障害が発生しても原因を特定できず、過去の担当者や特定のベンダーへ確認しなければ対応できないケースも少なくありません。

異動や退職によって知識が失われると復旧までの時間が長引き、受注や出荷、請求などの業務が止まるリスクも高まります。

基幹システムの入れ替えの進め方

基幹システムの入れ替えは、大規模なプロジェクトという印象を持たれがちですが、事前に進め方を整理すれば計画的に進められます。重要なのは、システム選びよりも導入目的を明確にすることです。ここでは、基幹システムを入れ替える基本的な流れを解説します。

現在の業務課題やシステムの問題点を整理する

まずは、現行システムでどのような課題が発生しているのかを整理しましょう。担当部署へヒアリングを行い、「手作業が多い」「二重入力が発生している」「改修に時間がかかる」など、現場の課題を洗い出します。

その上で、入れ替えによって何を改善したいのかを明確にし、優先順位を決めることで、自社に必要な機能や要件が明確になります。

自社の業務に合ったシステムと開発会社を選ぶ

要件が整理できたら、自社の業務に適したシステムと開発会社を比較・検討します。価格や機能だけでなく、同業種での導入実績や保守体制、将来の拡張性も確認しましょう。また、既存システムとの連携性やセキュリティ要件を満たしているかも重要です。

複数社の提案を比較し、自社の課題を解決できるかを見極めましょう。

移行方式を決めてデータを移行する

システムを切り替える際は、業務要件やシステム間の依存関係、許容できる停止時間などを踏まえて移行方式を決定します。一度に切り替える一括移行と、対象を分けて切り替える段階移行があり、それぞれの特徴を踏まえて自社に適した方法を選ぶことが重要です。

移行対象となるデータを整理し、不要なデータや重複データを見直したうえで、テストやリハーサルを実施しましょう。現場部門による受入テストなどを通じて、実際の業務で問題なく利用できることを確認してから本番環境へ切り替えます。

導入後は現場への定着状況を確認し改善を行う

基幹システムは導入して終わりではありません。運用開始後は現場の担当者へヒアリングを行い、操作性や運用上の課題を確認しましょう。

マニュアルの整備や操作研修を行うとともに、業務時間や入力ミスの削減など、導入前に設定した目標が達成できているかを定期的に評価し、必要に応じ移行方式を決めてデータを安全に移行するて改善を進めることが重要です。

基幹システムの開発会社を選ぶポイント

基幹システムの導入を成功させるには、システム選びだけでなく、開発会社選びも重要です。開発力だけで判断すると、導入後の運用や追加開発で課題が生じる場合もあります。ここでは、自社に合った開発会社を選ぶ際に確認したいポイントを解説します。

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導入事例や開発実績に自社に近い案件があるか

まずは、自社と同じ業種や業務規模の導入実績があるか確認しましょう。製造業や卸売業など、業界によって必要な業務フローは異なります。

公式サイトの導入事例だけでなく、どのような課題を解決したのか、どの機能を開発したのかまで確認することが重要です。

要件定義・開発・保守まで対応しているか

開発会社には、開発のみを請け負う会社もあれば、要件定義から設計、開発、運用・保守まで一貫して対応する会社もあります。各工程の担当範囲や、要件定義でのヒアリング・業務分析の進め方も確認しましょう。

基幹システムは長期間利用するため、開発会社の経営状況や事業の継続性など、長期的に安心して任せられる体制かを確認することも重要です。

保守内容や障害発生時のサポート体制は整っているか

基幹システムは導入後も長期間運用するため、保守体制は必ず確認しましょう。障害発生時の受付時間や対応時間、問い合わせ方法、リモート対応の可否などを事前に確認しておくことが重要です。

また、法改正への対応や機能追加、定期的なアップデートが保守契約に含まれるのかも確認し、導入後も安心して運用できる体制かを見極めましょう。

オンプレミスからクラウドサービスへの移行も検討

オンプレミスで構築した基幹システムを利用している場合は、入れ替えとあわせてクラウドサービスへの移行も検討しましょう。クラウド型はサーバー機器の更新や保守の負担を軽減できるほか、システムの拡張や機能追加にも柔軟に対応しやすい点が特徴です。

また、災害対策（BCP）やテレワーク環境の整備にもつながります。ただし、全ての企業に最適とは限らないため、自社の業務や既存システムとの連携、セキュリティ要件を踏まえ、オンプレミスと比較しながら最適な運用形態を選択することが重要です。

まとめ

基幹システムは、老朽化してから慌てて入れ替えるのではなく、ライフサイクルを見据えて計画的に見直すことが重要です。現状の課題を整理した上で、自社に合ったシステムや開発会社を選定し、将来の業務変化にも対応できる基盤を構築しましょう。

株式会社Sun Asteriskでは、AIと自動化を取り入れた独自の「AI-READY SDLC」により、基幹システムの刷新やモダナイゼーションを支援しています。要件定義から設計・開発・運用までAIを活用して開発プロセス全体を最適化し、属人化の解消や手戻りの削減、開発スピードと品質の向上を支援します。

既存システムの見直しやクラウド移行、将来を見据えたシステム基盤の構築を検討している場合は、ぜひオンラインデモや資料をご活用ください。